5 Custos Ocultos que Estão Drenando seu Orçamento

Muitas empresas acreditam que os gastos com impressão se resumem ao preço dos cartuchos e toners. Mas, na prática, o custo real de imprimir vai muito além disso. Existem diversos custos ocultos que, quando somados, podem representar uma fatia significativa do orçamento corporativo — especialmente em negócios que ainda não adotaram soluções como o outsourcing de impressão.

Neste artigo, você vai descobrir quais são esses custos invisíveis, como identificá-los e de que forma reduzi-los sem comprometer a produtividade.

1. Tempo Perdido com Manutenção e Suporte

Toda vez que uma impressora trava, falta toner ou apresenta falha técnica, alguém precisa parar o que está fazendo para resolver o problema. Esse tempo, que poderia ser investido em tarefas produtivas, representa um custo operacional oculto.

Empresas que possuem diversas impressoras acabam gastando horas — e até dias — tentando solucionar problemas simples. Com o outsourcing de impressão, o suporte técnico é terceirizado, garantindo manutenção preventiva e corretiva sem perda de tempo da equipe interna.

2. Armazenamento e Logística de Insumos

Comprar cartuchos e toners em grandes quantidades parece vantajoso, mas exige espaço físico para armazenamento e gestão de estoque. Além disso, há o risco de insumos expirarem ou ficarem inutilizáveis por má conservação.

Esse tipo de custo raramente entra no radar dos gestores, mas impacta diretamente o caixa da empresa. Soluções de locação e comodato de impressoras eliminam esse problema, já que os insumos são fornecidos sob demanda e o abastecimento é automatizado.

3. Desperdício de Impressões Desnecessárias

Antes de tudo, estudos apontam que até 30% das impressões corporativas são desnecessárias — documentos duplicados, versões incorretas ou simplesmente impressões esquecidas na bandeja.

Sem controle de uso, o desperdício de papel, tinta e energia se torna inevitável. Com o gerenciamento inteligente de impressão, é possível monitorar quem imprime, o que imprime e quanto imprime, estabelecendo políticas de uso que reduzem o desperdício e promovem sustentabilidade.

4. Falta de Padronização e Equipamentos Obsoletos em Outsourcing de impressão

Muitas empresas utilizam impressoras de diferentes marcas e modelos, o que dificulta a padronização e eleva os custos de manutenção. Além disso, equipamentos antigos consomem mais energia e exigem peças difíceis de encontrar.

Ao adotar o outsourcing de impressão, a empresa passa a contar com equipamentos modernos e padronizados, o que reduz o consumo energético, melhora o desempenho e simplifica a gestão técnica.

5. Riscos de Segurança da Informação

Poucos gestores percebem, mas impressoras corporativas também podem ser um ponto de vulnerabilidade. Documentos confidenciais esquecidos na bandeja, falhas de rede e falta de autenticação de usuários podem expor dados sensíveis da empresa.

Soluções de impressão segura permitem que os usuários liberem o documento apenas ao se identificar no equipamento, evitando vazamento de informações e fortalecendo a segurança de dados — especialmente em conformidade com a LGPD.

Como Reduzir os Custos Ocultos com outsourcing de impressão

A melhor forma de eliminar esses gastos invisíveis é investir em soluções de outsourcing de impressão, que centralizam a gestão, fornecem equipamentos modernos, suporte técnico, suprimentos e controle de uso — tudo em um contrato mensal previsível.

Além de reduzir custos, o outsourcing oferece eficiência, sustentabilidade e tranquilidade, permitindo que sua equipe foque no que realmente importa: o crescimento do negócio.

Conclusão

O custo da impressão vai muito além do cartucho. Tempo perdido, desperdício, falhas técnicas e riscos de segurança são fatores que drenam o orçamento sem serem percebidos.

Ao adotar o outsourcing de impressão, sua empresa transforma um processo caro e desorganizado em uma operação inteligente, econômica e segura.

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