A decisão de migrar da compra para a locação de impressoras — ou outsourcing de impressão — é um movimento estratégico que visa a redução de custos operacionais e a modernização do parque de impressão. No entanto, o sucesso dessa transição depende inteiramente de uma escolha bem informada, que vai muito além de comparar apenas o valor da mensalidade. Para garantir a máxima qualidade e eficiência, é crucial entender as nuances do processo, desde a negociação do contrato até a gestão da manutenção.

1. A Avaliação Inicial: Entenda Suas Necessidades Reais

Em primeiro lugar, antes de assinar qualquer contrato de locação de impressoras, a empresa deve realizar uma auditoria completa de suas necessidades de impressão.

• Volume de Impressão: Quantas páginas monocromáticas e coloridas são impressas mensalmente por departamento? Com efeito, essa métrica é a base para a cota de páginas e para a definição do modelo de precificação mais vantajoso (custo por página ou flat fee).
• Tipos de Documento: A empresa precisa de impressão A3 (maior formato) ou apenas A4? Existem requisitos específicos de acabamento (grampeamento, dobra)? Dessa forma, é possível definir o tipo exato de multifuncional (MFP) que será incluído no contrato.
• Localização e Distribuição: O parque de impressão será centralizado ou distribuído em vários setores/filiais, ou até mesmo em ambientes de home office? Ademais, a distribuição afeta o tempo de resposta do suporte técnico e a logística de suprimentos.

2. O Contrato de Locação de Impressoras: Foco no SLA

O Contrato de Locação de Impressoras deve ser detalhado e proteger a empresa contra a inatividade (pannes) e a baixa qualidade do serviço. O SLA (Acordo de Nível de Serviço) é o ponto mais importante.

• Disponibilidade e MTTR: Em seguida, exija métricas rigorosas de Disponibilidade (acima de 98%) e o Tempo Médio de Reparo (MTTR), que é o tempo máximo permitido para a solução completa de uma falha crítica (geralmente de 4 a 8 horas úteis). Isso assegura que sua produtividade não será comprometida.
• Inclusão de Suprimentos: O contrato deve deixar claro que todos os suprimentos (toner, peças, kits de manutenção) estão inclusos na mensalidade, com reposição proativa. Portanto, sua equipe nunca deve precisar pedir toner, pois o fornecedor deve monitorar o nível remotamente.
• Penalidades (Penalties): Além disso, estabeleça multas claras para o não cumprimento das metas do SLA. Afinal, as penalidades são o incentivo financeiro para o fornecedor manter a qualidade do serviço.

3. A Qualidade Locação de Impressoras e a Tecnologia dos Equipamentos

A locação de impressoras deve ser um caminho para a modernização do parque de impressão, não um atalho para máquinas antigas.

• Tecnologia de Ponta: Garanta que os equipamentos fornecidos sejam modelos recentes, com boa eficiência energética (selo Energy Star) e recursos avançados, como impressão em nuvem e impressão segura (autenticação por senha ou cartão).
• Suporte a Segurança: Os equipamentos devem ser compatíveis com as políticas de segurança de dados da empresa, oferecendo recursos como criptografia e a limpeza segura do disco rígido da impressora. Dessa maneira, você protege informações confidenciais em conformidade com a LGPD.

4. Gestão e Manutenção Locação de Impressoras: O Fator Humano e Técnico

Por fim, a gestão diária do serviço é o que define o sucesso da locação de impressoras.

• Manutenção Proativa: Exija que a manutenção seja preditiva e preventiva. Ou seja, o fornecedor deve identificar e resolver problemas (como peças desgastadas) antes que causem falhas.
• Relatórios de Desempenho: O fornecedor deve apresentar relatórios mensais transparentes que detalhem o volume de impressão, o desempenho do SLA e o histórico de tickets abertos. Em resumo, esses relatórios permitem que você monitore a redução de custos operacionais e a qualidade do serviço.

Em conclusão, a escolha da locação de impressoras exige diligência. Ao focar na clareza do SLA, na qualidade dos equipamentos e na excelência da manutenção, sua empresa garante uma transição suave, redução de custos efetiva e um parque de impressão sempre moderno e disponível.