Quanto Sua Equipe Perde Gerenciamento de Toner? Calcule o Custo da Ineficiência Logística

O Gerenciamento de Toner e suprimentos de impressão é, para muitas empresas, um ciclo interminável de pedidos, estoque e emergências de última hora. Embora possa parecer uma tarefa administrativa menor, o tempo que a sua equipe de TI e o pessoal administrativo perdem gerenciando cada cartucho, lidando com impressoras paradas e solucionando pannes logísticas se traduz em um Custo de Ineficiência silencioso e significativo.

O Custo Oculto do Gerenciamento de Toner Manual

Em primeiro lugar, é essencial quantificar o tempo perdido, pois é a métrica mais valiosa. O Gerenciamento de Toner manual desvia o foco dos colaboradores das tarefas que realmente geram valor.

1. Tempo de Aquisição (Compras): O processo começa com o pedido. Alguém precisa checar os níveis de estoque, identificar o modelo exato da impressora (evitando a compra de suprimentos incompatíveis), pesquisar preços e negociar com fornecedores. Estimativas indicam que este processo pode consumir várias horas de um profissional administrativo por mês.

2. Tempo de TI (Troubleshooting): Quando o toner acaba inesperadamente, o técnico de TI é acionado. Afinal, o usuário não consegue imprimir e a produtividade é interrompida. O tempo gasto para reabastecer a máquina, resetar contadores ou solucionar pannes de suprimentos é roubado de projetos estratégicos de segurança ou infraestrutura.

3. Custo de Estoque: Manter um estoque físico de toner e suprimentos gera custos de armazenagem e risco de obsolescência. Além disso, o estoque pode ser mal gerenciado, resultando em excesso de um modelo e falta de outro, o que leva à compra emergencial e mais cara.

Portanto, o tempo que sua equipe de TI perde gerenciando toner é, na verdade, o custo de não estar inovando ou protegendo a rede.

Calcule a Perda de Produtividade

Para ilustrar, considere um técnico de TI com um salário anual de R$ 72.000 (R$ 36 por hora). Se este profissional gasta apenas 4 horas por mês lidando com Gerenciamento de Toner e problemas relacionados, o custo anual apenas com o tempo dele é de R$ 1.728.

Contudo, o prejuízo real é a inatividade do usuário final. Se 10 funcionários ficam parados por 15 minutos esperando a troca de um cartucho, a empresa soma o custo dessa inatividade à despesa do técnico. O Gerenciamento de Toner manual, dessa forma, se torna um centro de custos disfarçado.

O Outsourcing de Impressão: A Solução para Liberar sua Equipe

O Outsourcing de Impressão elimina o Gerenciamento de Toner da lista de tarefas da sua equipe, transformando-o em um serviço automatizado. Com efeito, essa é a solução mais eficiente para reduzir custos operacionais e aumentar a produtividade.

1. Monitoramento Proativo: O parceiro de outsourcing instala um software que monitora o nível de toner e suprimentos em tempo real. Assim sendo, antes que o cartucho atinja o fim, o sistema envia um novo automaticamente (reposição automática), sem intervenção da sua equipe de TI ou da área administrativa.

2. Fim do Estoque: O risco de obsolescência e os custos de armazenagem desaparecem. O fornecedor assume a logística e a responsabilidade pelo inventário.

3. Manutenção Inclusa: O contrato de locação de impressoras cobre não apenas o toner, mas também todas as peças de manutenção, garantindo que as máquinas de última geração permaneçam sempre disponíveis.

Em suma,  você gasta tempo gerenciando toner não é um custo inevitável; é um custo de ineficiência que eliminaremos. Portanto, delegar o Gerenciamento de Toner permite que seus profissionais de TI voltem a focar na estratégia e na segurança da sua infraestrutura.