Gerenciamento de Suprimentos de Impressão: Como o Outsourcing de Impressão Libera sua Equipe de TI

O gerenciamento de suprimentos de impressão — a compra, o estoque, o monitoramento e a troca de toners e cartuchos — pode parecer uma tarefa administrativa menor, mas é, na verdade, um dreno significativo de tempo e recursos da sua equipe de Tecnologia da Informação (TI). Lidar com impressoras que ficam sem toner, pannes constantes e a logística de reposição desvia o foco dos profissionais de TI de suas atividades estratégicas, impactando a produtividade geral da empresa.

O Custo Oculto do Gerenciamento de Suprimentos de Impressão na TI

Em primeiro lugar, é preciso reconhecer que a gestão de suprimentos de impressão gera custos que vão muito além do preço do toner em si. Quando a responsabilidade recai sobre a equipe de TI, ocorre uma série de ineficiências:

1. Tempo de Compra e Inventário: Os técnicos de TI frequentemente gastam horas pesquisando preços, lidando com fornecedores e mantendo o inventário físico de cartuchos, o que é um uso ineficiente de um recurso de alto custo.

2. Inatividade por Falha: A falha em prever o fim do toner causa inatividade imediata no fluxo de trabalho. Consequentemente, a equipe de TI precisa interromper projetos urgentes para resolver o problema, que é puramente logístico.

3. Desperdício e Obsolescência: O estoque mal gerenciado pode levar à compra excessiva ou ao armazenamento de cartuchos incompatíveis com novas impressoras, gerando desperdício. Além disso, o tempo gasto no troubleshooting de impressoras velhas, buscando suprimentos que já saíram de linha, é imensurável.

Portanto, delegar o Gerenciamento de Suprimentos de Impressão é um passo crucial para liberar a equipe de TI para se dedicar à inovação e à segurança da rede.

O Outsourcing de Impressão como Solução Definitiva

O Outsourcing de Impressão transforma a gestão de suprimentos de impressão de um problema operacional em um serviço automatizado. Com efeito, essa é uma das maiores vantagens do modelo de locação.

1. Monitoramento Remoto e Proativo

A tecnologia central do outsourcing é o software de monitoramento remoto. Isso significa que as impressoras (que são de última geração) enviam dados em tempo real sobre o nível de toner, status de peças e contagem de páginas diretamente para o parceiro de serviço.

• Reposicionamento Automático: O fornecedor recebe um alerta quando o nível de toner atinge um percentual crítico (por exemplo, 20%). Dessa forma, o novo suprimento é enviado automaticamente para a empresa (ou para o home office do colaborador) antes que o antigo acabe.

• Fim das Pannes Logísticas: A equipe de TI nunca mais precisará se preocupar com pedidos, inventário ou emergências de “falta toner”.

2. Manutenção Preditiva e Garantia de Qualidade

O fornecimento de suprimentos de impressão pelo outsourcing não se limita ao toner. Inclui todas as peças de manutenção preventiva.

• Manutenção sem Custo Adicional: O contrato garante a manutenção e a substituição de peças para garantir o alto padrão de qualidade e a disponibilidade do parque de impressão.

• Qualidade Assegurada: O parceiro é responsável por utilizar suprimentos de qualidade, garantindo a longevidade da impressora e a qualidade da impressão final.

Libere o Potencial Estratégico da Sua Equipe de TI com Gerenciamento de Suprimentos de Impressão

Ao retirar o peso do Gerenciamento de Suprimentos de Impressão dos ombros da equipe de TI, a empresa colhe benefícios estratégicos imediatos:

• Foco na Segurança: Em vez de trocar cartuchos, os técnicos de TI podem dedicar seu tempo à implementação de políticas de segurança de dados, atualizações de firewall e proteção contra ameaças cibernéticas.

• Avanço em Projetos: A energia e o tempo liberados podem ser direcionados para projetos de modernização, como a migração para a nuvem, a otimização de redes ou a implementação de novos softwares de gestão.

• Redução de Custos Indiretos: A redução de custos operacionais não é só com o toner, mas também com a folha de pagamento de um técnico que estava focado em tarefas administrativas e não técnicas.

Em suma, o Outsourcing de Impressão é o passo mais inteligente para qualquer empresa que valoriza o tempo de seus especialistas. Portanto, pare de gerenciar suprimentos de impressão e comece a gerenciar inovação.