Terceirização da Impressão: Quando Ela se Paga Sozinha e Transforma a Gestão Empresarial

No mundo dos negócios, cada centavo economizado em processos operacionais é um centavo que pode ser reinvestido na atividade fim da empresa. Um dos setores que mais escondem custos invisíveis é o de documentos e cópias. No entanto, muitos gestores ainda hesitam em mudar o modelo tradicional de compra por acreditar que a posse do equipamento é mais vantajosa. O objetivo deste artigo é demonstrar como a terceirização da impressão não é apenas uma conveniência, mas uma estratégia financeira que, na maioria das vezes, “se paga sozinha” em pouco tempo.

O Conceito de ROI no Outsourcing de Impressão

Em primeiro lugar, para entender quando a terceirização da impressão se torna lucrativa, é preciso olhar além do valor da mensalidade. O Retorno sobre Investimento (ROI) neste setor é calculado pela eliminação de custos ocultos que a compra de equipamentos ignora. Quando uma empresa adquire uma impressora, ela assume a depreciação do ativo, o custo de oportunidade do capital imobilizado e a responsabilidade total pela manutenção.

Dessa forma, o modelo de terceirização inverte essa lógica. Em vez de um grande gasto inicial (CAPEX), a empresa passa a ter uma despesa operacional previsível (OPEX). A economia começa no momento em que o capital que seria usado para comprar 20 ou 30 máquinas permanece no caixa da empresa, rendendo ou sendo aplicado em vendas e expansão.

1. Liberação da Equipe de TI e Aumento da Produtividade

Além disso, um dos fatores que fazem com que a terceirização da impressão se pague rapidamente é a liberação da equipe de Tecnologia da Informação. Estima-se que cerca de 20% a 30% dos chamados de suporte em escritórios estejam relacionados a problemas de impressão, como atolamento de papel, falta de toner ou falhas de conexão.

Consequentemente, ao terceirizar, esses chamados saem da fila interna e passam a ser responsabilidade da empresa contratada. Se calcularmos o valor da hora técnica de um profissional de TI focado em tarefas estratégicas versus o tempo gasto trocando toners, a economia é imediata. Nesse sentido, a produtividade da equipe aumenta, pois o foco volta a ser a inovação e a segurança da infraestrutura digital da companhia.

2. Controle de Suprimentos e Fim do Desperdício

Outro ponto fundamental é a gestão de insumos. No modelo de compra, é comum o “estoque de gaveta”, onde funcionários guardam toners por medo de ficarem sem, ou o desperdício de impressões desnecessárias.

Com a terceirização da impressão, o fornecedor implementa softwares de bilhetagem e monitoramento remoto. Isso significa que a empresa só paga pelo que efetivamente imprime, e o toner é enviado automaticamente antes de acabar. Assim sendo, elimina-se o custo de estoque parado e o desperdício de papel, pois cada impressão é rastreável. Frequentemente, apenas o controle gerado por esses softwares já reduz o volume de impressões em até 30%, o que por si só já cobre parte da mensalidade do serviço.

3. Mitigação de Riscos e Segurança de Dados (LGPD)

Acima de tudo, não podemos esquecer o risco financeiro de vazamento de dados. Uma impressora antiga e desprotegida é uma porta aberta para ataques cibernéticos. Sob a égide da LGPD, um incidente de segurança pode gerar multas que custariam centenas de vezes o valor de um contrato de locação.

Portanto, a terceirização da impressão se paga sozinha ao fornecer equipamentos de última geração com recursos de criptografia e impressão segura (autenticada). Evitar uma única sanção jurídica ou perda de dados de clientes já justifica anos de investimento em outsourcing. De fato, a conformidade legal é um dos maiores benefícios financeiros indiretos desse modelo.

4. Manutenção Proativa e Atualização Tecnológica

Por fim, o custo de manutenção de máquinas próprias tende a subir exponencialmente com o tempo. Peças ficam raras e caras, e a tecnologia torna-se obsoleta, consumindo mais energia e insumos. No contrato de terceirização, a manutenção é preventiva e o parque de máquinas é atualizado periodicamente.

Em suma, a terceirização da impressão se paga sozinha através da soma da economia direta (insumos e papel), da economia indireta (tempo da TI e produtividade) e da prevenção de riscos (segurança e conformidade). Por conseguinte, empresas que buscam eficiência operacional encontram no outsourcing o caminho mais curto para a modernização sem impacto negativo no fluxo de caixa.