Impressora Não é Só Cartucho: Desvendando os Custos Ocultos da Impressão

Muitos gestores e empreendedores, ao planejarem o orçamento de TI, cometem um erro clássico: focar apenas no preço de aquisição do hardware e no valor dos cartuchos ou toners. A princípio, essa parece ser a conta lógica, mas a realidade do dia a dia corporativo revela que a impressão é um iceberg financeiro. A maior parte das despesas está submersa, longe da vista imediata. Compreender os Custos Ocultos da Impressão é vital para evitar que o orçamento da empresa sangre sem que ninguém perceba onde está o vazamento.

Sendo assim, nós da Artcores preparamos este artigo que mostra os custos que um parque de impressão próprio pode ter.

O Conceito de TCO: O Que Você Realmente Paga

Para entender por que uma impressora “barata” pode se tornar um pesadelo financeiro, precisamos falar sobre o TCO (Total Cost of Ownership), ou Custo Total de Propriedade. No entanto, o TCO não se resume a suprimentos. Ele abrange todo o ciclo de vida do equipamento, desde a energia que ele consome até o tempo que um funcionário gasta tentando desatolar um papel.

A seguir, detalhamos os principais pilares que compõem esses custos invisíveis.

1. Manutenção e Reposição de Peças

Primeiramente, é preciso entender que impressoras são máquinas eletromecânicas sujeitas a desgaste natural. Além do toner, existem peças como cilindros, fusores, roletes de tração e kits de manutenção que possuem vida útil limitada.

Com o passar do tempo, essas peças precisam ser trocadas. Se a empresa não possui um contrato de suporte, cada troca exige a busca por um técnico, o pagamento de horas de serviço e a compra de peças avulsas, que costumam ser caras. Além disso, o tempo em que a máquina fica parada aguardando o conserto gera um prejuízo indireto, mas muito real.

2. Desperdício de Insumos e Papel em Custos Ocultos da Impressão

Outro ponto fundamental nos Custos Ocultos da Impressão é o desperdício gerado pela falta de gestão. Sem um software de controle (bilhetagem), é impossível saber quem imprimiu o quê e para qual finalidade.

Dessa forma, impressões pessoais, documentos esquecidos na bandeja e erros de configuração (como imprimir em cores algo que deveria ser preto e branco) somam valores significativos ao final do mês. Estimativas indicam que cerca de 20% de tudo o que é impresso nas empresas vai parar no lixo no mesmo dia, representando um desperdício direto de papel, energia e tinta.

3. Impacto na Produtividade da Equipe

Este é, sem dúvida, o custo mais difícil de mensurar, mas um dos mais impactantes. Quando uma impressora falha ou o toner acaba e não há reserva, o fluxo de trabalho é interrompido.

Consequentemente, o colaborador precisa se deslocar para outra máquina, pedir ajuda ao suporte de TI ou, pior, parar sua atividade principal para tentar resolver o problema técnico. Se calcularmos o valor da hora desse profissional multiplicado pelo tempo de inatividade, perceberemos que a falha de uma impressora custa muito mais do que o conserto em si. Nesse sentido, o hardware obsoleto é um inimigo silencioso da eficiência operacional.

4. Consumo de Energia e Espaço em Custos Ocultos da Impressão

Equipamentos antigos são verdadeiros “vilões” da conta de luz. Em contrapartida, modelos modernos possuem certificações de eficiência energética que reduzem drasticamente o consumo em modo de espera. Além disso, o espaço físico ocupado por máquinas subutilizadas e o estoque de cartuchos variados também representam um custo de ocupação que raramente entra na planilha de TI.

5. Segurança de Dados e Vulnerabilidades em Custos Ocultos da Impressão

Acima de tudo, na era da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a segurança é um custo oculto crítico. Impressoras desatualizadas ou sem recursos de criptografia são portas abertas para ataques cibernéticos. Portanto, um vazamento de dados que ocorra através de um documento digitalizado ou armazenado na memória da impressora pode resultar em multas jurídicas astronômicas, tornando o custo do hardware irrelevante perto do prejuízo legal.

Como Eliminar Esses Custos?

Em suma, para parar de perder dinheiro, a empresa deve migrar da mentalidade de “posse” para a de “serviço”. A adoção do outsourcing de impressão é a solução definitiva. Isso porque ele consolida todos esses Custos Ocultos da Impressão em uma única fatura mensal previsível, incluindo manutenção, peças, suprimentos automáticos e atualização tecnológica.

Por conseguinte, ao terceirizar, você elimina as surpresas financeiras e garante que sua equipe foque no que realmente importa: o crescimento do negócio.