O setor de tecnologia e gestão de documentos evoluiu drasticamente na última década. No entanto, muitas empresas ainda baseiam suas decisões em conceitos defasados, o que pode gerar prejuízos financeiros e operacionais. Compreender os Mitos e Verdades sobre Impressão Corporativa é o primeiro passo para quem busca modernizar processos, aumentar a segurança de dados e, acima de tudo, garantir uma redução de custos operacionais real.

1. Impressão Corporativa Mito: “Comprar impressoras é mais barato do que alugar”

Este é, sem dúvida, um dos maiores equívocos do mundo dos negócios. A princípio, o valor de compra de uma máquina pode parecer atraente, mas o custo de aquisição representa apenas a “ponta do iceberg”.

Verdade: O aluguel de impressoras (outsourcing) oferece um Custo Total de Propriedade (TCO) muito menor. Isso ocorre porque, na locação, a empresa elimina gastos com depreciação, estoque de suprimentos e manutenção técnica. Além disso, o capital que seria imobilizado na compra pode ser reinvestido no core business da empresa, gerando mais valor. Portanto, o aluguel traz previsibilidade financeira e maior eficiência.

2. Mito: “Imprimir consome muito papel e destrói o meio ambiente”

Embora a impressão desordenada tenha um impacto ambiental, a visão de que a impressão corporativa é inerentemente inimiga da natureza é um mito.

Verdade: Com a impressão sustentável, é possível reduzir drasticamente a pegada ecológica. Por exemplo, empresas que utilizam softwares de gerenciamento de impressão conseguem evitar o desperdício em até 30%. Dessa forma, o uso de papel certificado, a configuração para impressão frente e verso automática (duplex) e a reciclagem de toners transformam a atividade em um processo responsável. Assim sendo, o problema não é o papel em si, mas a falta de gestão sobre ele.

3. Impressão Corporativa Mito: “Impressoras não representam risco para a segurança de dados”

Muitos gestores focam a segurança cibernética apenas em computadores e servidores, esquecendo-se das multifuncionais.

Verdade: As impressoras modernas são computadores conectados à rede e possuem discos rígidos. Consequentemente, se não forem devidamente protegidas, podem servir como porta de entrada para ataques hacker ou vazamento de informações confidenciais. De acordo com a LGPD, a segurança de dados em impressoras é uma exigência. Portanto, é fundamental utilizar recursos de impressão segura, onde o documento só é liberado mediante autenticação por senha ou crachá no painel da máquina.

4. Mito: “O escritório sem papel (Paperless) é 100% possível hoje”

O conceito de “escritório zero papel” é um ideal perseguido por muitas organizações desde os anos 90.

Verdade: Apesar de a digitalização de documentos ter reduzido drasticamente o volume físico, muitos setores ainda dependem do papel por questões legais, culturais ou operacionais (como logística e contratos específicos). Nesse sentido, o foco deve ser na otimização de impressão, e não na eliminação utópica. A tecnologia deve servir para integrar o físico e o digital de forma inteligente, garantindo que se imprima apenas o que é estritamente necessário.

5. Impressão Corporativa Mito: “Qualquer toner funciona bem em qualquer máquina”

Muitas empresas recorrem a suprimentos remanufaturados de baixa qualidade para tentar economizar.

Verdade: O uso de insumos de procedência duvidosa pode causar danos internos permanentes aos equipamentos e aumentar as pannes técnicas. Além disso, a qualidade da impressão cai consideravelmente, o que prejudica o padrão de qualidade da empresa perante clientes. Com efeito, no modelo de outsourcing, o parceiro garante suprimentos de alta performance, assegurando a longevidade das máquinas de última geração.

Conclusão: Informação é a Chave para a Eficiência

Em suma, entender os Mitos e Verdades sobre Impressão Corporativa permite que a gestão tome decisões baseadas em dados e não em suposições. Por conseguinte, ao desmistificar esses pontos, fica claro que a tecnologia aliada a um bom parceiro de gestão de impressão é o caminho mais curto para a modernização do parque e o sucesso operacional.