O Poder do Diagnóstico de Impressão antes do Outsourcing

Muitas empresas, ao buscarem a redução de custos operacionais, decidem migrar para o modelo de locação de equipamentos de forma apressada. No entanto, o que muitos gestores ignoram é que o sucesso dessa transição não depende apenas da qualidade das máquinas contratadas, mas sim da precisão da etapa anterior: a análise de cenário. O poder do diagnóstico de Impressão antes do outsourcing é o que diferencia um contrato burocrático de uma solução estratégica que gera economia real e aumento de produtividade.

O Que é o Diagnóstico de Impressão?

A princípio, o diagnóstico de impressão é uma auditoria completa de todo o fluxo documental de uma organização. Ele vai muito além de contar quantas impressoras existem nos corredores. Trata-se de um levantamento técnico e comportamental que identifica quem imprime, o que é impresso, com qual frequência e quais são os gargalos tecnológicos que atrasam a rotina da equipe.

Dessa forma, o diagnóstico serve como um “raio-X” da empresa. Sem essa etapa, a organização corre o risco de contratar um serviço subdimensionado (que gera filas e pannes) ou superdimensionado (onde se paga por uma capacidade que nunca será utilizada).

Por Que o Diagnóstico é Vital para o Outsourcing?

1. Visibilidade Real do TCO (Custo Total de Propriedade)

Primeiramente, a maioria das empresas não sabe quanto gasta de verdade com impressão. Elas enxergam apenas o valor do toner e do papel. Contudo, o diagnóstico revela os custos ocultos, como o tempo gasto pela equipe de TI em suportes básicos e a energia consumida por equipamentos obsoletos. Consequentemente, ao entender o custo real atual, fica muito mais fácil calcular o ROI (Retorno sobre Investimento) do outsourcing.

2. Dimensionamento Correto do Parque (Right-sizing)

Além disso, o diagnóstico permite o “right-sizing”, ou seja, colocar a máquina certa no lugar certo. Por exemplo, não faz sentido instalar uma multifuncional robusta de alta velocidade em um departamento que imprime apenas dez páginas por dia. Por outro lado, um setor jurídico ou contábil exige equipamentos de alta performance e digitalização rápida. Nesse sentido, o diagnóstico garante que cada centavo do contrato seja otimizado.

3. Identificação de Oportunidades de Digitalização

Com efeito, o diagnóstico de impressão muitas vezes revela que grande parte do papel utilizado poderia ser substituído por fluxos digitais. Assim sendo, o consultor de outsourcing pode sugerir soluções de gestão eletrônica de documentos (GED) já na fase de proposta. Portanto, o processo deixa de ser apenas sobre “imprimir melhor” e passa a ser sobre “imprimir menos” e digitalizar mais.

Os Riscos de Pular Esta Etapa

Entretanto, ignorar o diagnóstico pode levar a sérios problemas contratuais. Sem dados precisos, o SLA (Acordo de Nível de Serviço) pode não atender à demanda real da empresa. Além do mais, a falta de um diagnóstico prévio impede a implementação de políticas de segurança de dados em impressoras, deixando a empresa vulnerável a vazamentos que ferem a LGPD.

Desta maneira, o diagnóstico não é um gasto de tempo, mas um seguro contra decisões erradas. Ele garante que a transição para o outsourcing seja suave, transparente e, acima de tudo, lucrativa.

Conclusão: O Conhecimento Precede a Economia

Em suma, o poder do diagnóstico antes do outsourcing reside na capacidade de transformar dados em estratégia. Ao investir tempo em um Diagnóstico de Impressão detalhado, a empresa para de “apagar incêndios” técnicos e passa a ter um parque de dispositivos que trabalha a favor do negócio.

Por fim, lembre-se: no mundo corporativo, o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado. Comece sua jornada de outsourcing com um diagnóstico profissional e colha os frutos de uma gestão inteligente e eficiente.