Por que seu custo por página está errado (e como calcular do jeito certo)

Muitos gestores financeiros e de TI acreditam ter o controle total sobre os gastos do escritório. No entanto, quando questionados sobre o valor exato de cada folha que sai da impressora, a resposta costuma ser baseada em um cálculo incompleto. A verdade é que, na maioria das empresas, o Custo por Página está sendo subestimado, ignorando variáveis que drenam o orçamento silenciosamente.

Entender a anatomia real desse gasto não é apenas um exercício contábil; é uma estratégia vital para a redução de custos operacionais e para a saúde financeira do negócio

O Erro Comum: A “Conta de Padaria”

A princípio, o erro mais frequente é dividir o preço do cartucho de toner pelo rendimento estimado na caixa. Por exemplo, se um toner custa R$ 300 e promete imprimir 3.000 páginas, o gestor assume que seu custo é de R$ 0,10 por página.

Contudo, essa conta ignora dois fatores cruciais. Primeiramente, o rendimento declarado pelos fabricantes segue a norma ISO, que prevê apenas 5% de cobertura de toner no papel (o equivalente a um pequeno parágrafo de texto). Se sua empresa imprime contratos ou relatórios densos, a cobertura sobe para 15% ou 20%, e seu toner durará três vezes menos do que o prometido. Em segundo lugar, o papel, a energia e a depreciação do equipamento simplesmente ficam de fora dessa equação simplista.

Os Componentes do Cálculo Real de Custo por Página

Para calcular o Custo por Página do jeito certo, você precisa adotar a visão do TCO (Custo Total de Propriedade). Dessa forma, é necessário incluir os seguintes elementos:

1. Suprimentos e Consumíveis: Além do toner, inclua o papel e os kits de manutenção (cilindros, fusores e correias de transferência), que possuem vida útil limitada.

2. Depreciação do Hardware: Divida o valor de compra da impressora pelo volume total de páginas que ela deve imprimir antes de se tornar obsoleta.

3. Manutenção e Suporte: Some os gastos anuais com técnicos externos e o tempo que sua equipe interna de TI perde resolvendo problemas de impressão.

4. Custo de Inatividade: Consequentemente, se uma impressora para e uma equipe fica ociosa, esse tempo perdido deve ser contabilizado como prejuízo direto.

Como Calcular do Jeito Certo (Passo a Passo) do Custo por Página

Para ilustrar, a fórmula correta deve ser:

Desta maneira, você obterá um valor muito mais próximo da realidade. Frequentemente, empresas que faziam o cálculo errado descobrem que seu custo real é 40% superior ao que imaginavam. Nesse sentido, essa revelação é o primeiro passo para uma gestão mais eficiente.

A Vantagem do Outsourcing na Estabilização do Custo e o Custo por Página

Além disso, uma das maiores dificuldades em calcular esse valor por conta própria é a variação de preços no mercado. Por outro lado, ao optar pelo outsourcing de impressão, o seu Custo por Página torna-se fixo e transparente.

Isso ocorre porque, no contrato de locação, todos os insumos, peças e serviços técnicos estão embutidos em um valor único por página impressa. Portanto, você elimina a flutuação de preços e a surpresa com manutenções caras. O cálculo deixa de ser uma estimativa incerta e passa a ser uma linha exata no seu fluxo de caixa.

Conclusão: De Olho nos Detalhes

Em suma, se você quer parar de perder dinheiro, precisa parar de fazer a conta errada. O Custo por Página real envolve hardware, software, pessoas e processos. Assim sendo, ao dominar esses números, você ganha o poder de decidir se vale a pena continuar com o parque de máquinas atual ou se é hora de migrar para uma solução de gestão terceirizada.

Por conseguinte, a economia real surge do conhecimento profundo dos seus dados. Não deixe que os centavos ocultos nas bandejas de impressão comprometam o lucro do seu negócio.